Office Manager (m/w/d) – Teilzeit 20h

Ralph baut das Operating System für Wohnimmobilien. Der Markt ist riesig, und er läuft noch größtenteils auf Aktenordnern, Outlook und USB-Sticks. Wir sind der erste AI Property Manager, der auf einem eigenen Operating System läuft, und betreiben Gebäude damit End-to-End. Ralph OS automatisiert Zahlungen, Buchhaltung, Compliance und Kommunikation. AI-Agenten bereiten die Arbeit vor, und unser Team gibt sie frei. Die Hausverwaltung ist unser Einstieg. Das Ziel ist die neue Infrastruktur für die ganze Kategorie, mit Fintech, Versicherung und Finanzierung auf derselben Plattform. Heute verwalten wir über 10.000 Wohneinheiten und wachsen schnell, organisch und durch Zukäufe. Verantwortung bekommst du bei uns früh, und was du baust, nutzen wir direkt im Alltag.

Deine Rolle

Bei uns entsteht eine neue Rolle: Du wirst die zentrale Anlaufstelle in unserem Office im Herzen von Prenzlauer Berg, für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister. Du bringst Struktur in alles, was bisher im Team nebenbei verteilt wurde, von Empfang und Bestellungen bis zum Onboarding, und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft. Du entlastest unser Team spürbar und baust die Rolle von Anfang an selbst mit auf.

Deine Aufgaben

• Du bist die erste Ansprechperson vor Ort: Du empfängst und betreust unsere Besucher:innen am Frontdesk
• Du behältst Bestellungen und Bestände im Blick, zum Beispiel Büromaterial, Getränke und frisches Obst
• Du sorgst für Ordnung und eine gute Atmosphäre im Office, von Küche und Kaffeebereich bis zu den Meetingräumen
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, von der Ausstattung bis zu den Zugängen vor dem ersten Arbeitstag
• Du übernimmst Assistenzaufgaben für das Team und fängst Anfragen ab, die bisher bei anderen Kolleg:innen landen, zum Beispiel bei Teamevents, Catering und Reisebuchungen
• Du beantwortest kurze Anfragen in Tickets und am Telefon
• Enge Zusammenarbeit mit dem Customer-Service-Team und Input zur Verbesserung unserer Prozesse und Software

Das bringst du mit

• Erste Erfahrung im Bereich Office Management oder ähnliches
• Organisationstalent und eine schnelle Auffassungsgabe
• Flexibilität und Zuverlässigkeit
• Proaktives, vorausschauendes Denken und klare Kommunikation: Du kommst mit Vorschlägen, statt nur auf Abruf zu arbeiten
• Langfristiges Interesse an der Rolle in Berlin und Ansprechbarkeit vor Ort während deiner gesamten Arbeitszeit
• Starkes Kommunikationsvermögen & Offenheit für neue Herausforderungen und digitale Tools
• Deutsch: C2 & Englisch: B1

Das bieten wir

• Modernes Setup: Laptop, Smartphone und moderne Tools von Tag eins
• Eigenverantwortliches Arbeiten ohne Mikromanagement
• Klar geregelte Bürotage (4 Tage pro Woche im Büro)
• Urban Sports Club Zuschuss
• Regelmäßige Team-Events, Team-Lunches und Getränke im Büro

Bewerbungsprozess

1. Intro Call (ca. 30 Min.) mit Recruiting
2. Gespräch vor Ort (ca. 30 Min.) mit deiner zukünftigen Führungskraft
3. Kurzes finales Gespräch (ca. 15 Min.) mit der Geschäftsführung
4. Angebot

Eckdaten

• Standort: Berlin
• Arbeitszeit: Teilzeit, 20 h/Woche
• Arbeitsmodell: Vor Ort
• Büroregelung: mindestens 4 Tage pro Woche im Büro in der Marienburger Straße 24
• Gehaltsspanne: 20.000 € bis 25.000 € brutto pro Jahr

Wir freuen uns über Bewerbungen von allen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität.