Sachbearbeiter Billing & Finance Operations (m/w/d)

Unternehmensübersicht

Wir sind ein dynamischer und zukunftsorientierter Anbieter von Zoll- und Handelsdienstleistungen und unterstützen unsere Kunden mit zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Lösungen im Bereich Zoll und Trade. Mit einem starken Fokus auf operative Exzellenz, Genauigkeit und professionellen Kundenservice möchten wir unser Operations-Team verstärken und suchen einen strukturierten und serviceorientierten Sachbearbeiter Billing & Finance Operations (m/w/d).

Positionsübersicht

Als Sachbearbeiter Billing & Finance Operations (m/w/d) übernehmen Sie operative Aufgaben rund um Rechnungsstellung, Rechnungskontrolle, Weiterbelastungen und die Nachverfolgung abrechnungsrelevanter Vorgänge. Sie stellen sicher, dass Rechnungen und Kostenpositionen korrekt geprüft, zugeordnet und innerhalb der vereinbarten Fristen bearbeitet werden.

Die Position umfasst zudem die Bearbeitung von Rechnungsreklamationen und Korrekturen, das Monitoring offener Vorgänge sowie die enge Zusammenarbeit mit Kunden, Handling Agents und internen Fachbereichen. Dabei arbeiten Sie innerhalb definierter Prozesse eigenständig und stellen eine zuverlässige Dokumentation sowie eine professionelle Kommunikation mit allen relevanten Schnittstellen sicher.

Hauptaufgaben

• Prüfung und Zuordnung eingehender Rechnungen von Handling Agents sowie Sicherstellung einer korrekten und vollständigen Verarbeitung.
• Erstellung, Kontrolle und Versand von Kundenrechnungen sowie korrekte Weiterbelastung erbrachter Leistungen.
• Durchführung der monatlichen Abrechnung und Klärung offener abrechnungsrelevanter Vorgänge.
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungsreklamationen und strittigen Kostenpositionen.
• Erstellung von Gutschriften und Rechnungskorrekturen gemäß den definierten internen Freigabeprozessen.
• Bearbeitung abrechnungsbezogener Kundenanfragen sowie eigenständige Klärung standardisierter Sachverhalte.
• Abstimmung mit Kunden, Handling Agents, Debitoren / Accounts Payable sowie weiteren internen Fachbereichen zu abrechnungsbezogenen Fragestellungen.
• Tägliche Kontrolle des Aufschubkontos sowie Nachverfolgung relevanter offener Vorgänge.
• Überwachung relevanter Such- und Mahnverfahren sowie monatliche Weiterleitung der entsprechenden Informationen an Compliance.
• Monitoring und Nachverfolgung von Claims aus fehlerhaften oder korrekturbedürftigen Zollanmeldungen.
• Abstimmung mit dem Import-Team zu erforderlichen Nacherhebungen, Erstattungen oder Erlassen sowie Nachverfolgung der Vorgänge bis zur abschließenden Klärung.
• Überwachung und Zuordnung von ATS-Nummern sowie Prüfung der daraus resultierenden abrechnungsrelevanten Konsequenzen.
• Strukturierte Priorisierung und Dokumentation offener Vorgänge sowie Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse, Freigabewege und Fristen.
• Rechtzeitige Eskalation komplexer, finanziell relevanter oder Compliance-relevanter Sachverhalte an die zuständigen Ansprechpartner.
• Unterstützung bei der Identifikation wiederkehrender Fehlerquellen sowie bei der kontinuierlichen Verbesserung bestehender Billing- und Finance-Prozesse.

Qualifikationen und Erfahrung

• Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise im Umgang mit Rechnungen, Daten und finanzrelevanten Informationen.
• Gute organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, verschiedene Aufgaben, offene Vorgänge und Fristen strukturiert zu priorisieren und nachzuverfolgen.
• Zahlenaffinität sowie ein gutes Verständnis für abrechnungsbezogene und kaufmännische Prozesse.
• Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise innerhalb definierter Prozesse und Verantwortungsbereiche.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Serviceorientierung sowie die Fähigkeit, professionell mit Kunden, Handling Agents und internen Ansprechpartnern zusammenzuarbeiten.
• Fähigkeit, standardisierte Sachverhalte eigenständig zu bearbeiten und komplexe oder eskalationsbedürftige Themen frühzeitig zu erkennen und weiterzuleiten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie die Bereitschaft, sich schnell in neue Systeme und Tools einzuarbeiten.
• Erfahrung in den Bereichen Billing, Finance Operations, Rechnungswesen, kaufmännische Sachbearbeitung oder in einer vergleichbaren operativen Funktion ist von Vorteil.
• Erfahrung im Zoll-, Logistik-, Speditions- oder Trade-Umfeld ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Kenntnisse im Umgang mit ERP-, Billing- oder vergleichbaren Business-Systemen sind von Vorteil.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich; Englischkenntnisse sind für die Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld von Vorteil.

Unser Angebot

• Attraktive Vergütung entsprechend Ihrer Erfahrung und Qualifikation.
• Umfassende Einarbeitung und Unterstützung, damit Sie sich erfolgreich in Ihre Aufgaben und Verantwortungsbereiche einarbeiten können.
• Die Möglichkeit, Ihre Kenntnisse in den Bereichen Billing, Finance Operations sowie zoll- und handelsbezogene Prozesse weiterzuentwickeln.
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Schnittstellen zu Kunden, Handling Agents sowie verschiedenen internen Fachbereichen.
• Ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld mit klaren Prozessen und eigenverantwortlichen Aufgaben.
• Ein kollegiales und unterstützendes Team sowie eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen.
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines wachsenden internationalen Unternehmens.
• Eine unbefristete Vollzeitposition in unserem Unternehmen.